Na grande maioria das vezes, as soluções para os problemas e desafios que sua empresa enfrente estão dentro dela mesmo, com quem mais conhece do negócio – o seu time! Se você nunca ouviu falar de Brainstorm, leia esse artigo e saiba como essa técnica simples e sofisticada ao mesmo tempo pode te ajudar.
As organizações de um modo geral são desafiadas a todo momento. Não importam se sejam desafios de curto, médio ou longo prazo; de ordem estratégica, tática ou operacional; do financeiro à produção, a todo momento esses desafios e situações a resolver surgem e pode acreditar, no mesmo compasso em que surgem os desafios as soluções a serem aplicadas nascem, só basta saber procurar.
E para encontrar estas soluções “escondidas” na organização é que surge a técnica de Brainstorm. Traduzido ao pé da letra temos “tempestade de ideias”. Na prática é bem isso mesmo, contudo com uma técnica correta de aplicação para se chegar a soluções e propostas relevantes para os desafios que se apresentam. O grande objetivo dessa técnica é levantar ideias e soluções para problemas, ou ainda estimular a criatividade para a criação de novas coisas.
A aplicação do BrainStorm é feita através de reuniões planejadas para captação dessas ideias. Contudo essas reuniões seguem uma dinâmica organizada que pode ser assim dividida:
Planejamento do BrainStorm
O planejamento do BrainStorm é essencial ao sucesso de sua aplicação. Nessa etapa devem ser elaboradas as situações a serem trabalhadas e os resultados que se esperam. Também devem ser corretamente dimensionados o número de participantes que participarão das sessões, o cronograma de realização e os recursos a serem empregados. Por ser uma etapa pré-aplicação, todo cuidado é necessário pois durante sua aplicação estaremos trabalhando com o estímulo à criação de ideias. Por isso, tudo deve estar adequado para que os estímulos necessários estejam presentes e surtam os efeitos desejados.
Apresentação da situação a ser desenvolvida
Uma vez vencida a etapa de planejamento é hora de começar as sessões. O BrainStorm pode durar uma ou mais sessões, a depender na natureza da situação objeto, do número de participantes e da complexidade das soluções apontadas. Nesse momento, a equipe que conduzirá a sessão irá apresentar aos participantes selecionados a situação que será trabalhada e o resultado que se espera ao final.
Solução esperada
Conhecida a situação e o resultado esperado, é hora de cada participante começar a colocar no papel suas ideias. Nesse momento, o participante é estimulado a dizer “o que faria diante de tal situação”. Estão de frente ele e o desafio proposto e cabe a ele, com base em todo seu conhecimento e experiência acumulados, dizer o melhor caminho para chegar ao objetivo estabelecido na apresentação. Por isso, não devem haver censuras e o ambiente deve ser propício para esta etapa.
Exposição de cada participante de sua (s) ideias
Nesse momento, podem ser adotados dois caminhos. A exposição individual de cada participante para todo grupo ou a exposição das ideias coletadas na fase anterior sem identificação direta de seu autor. Isso irá depender muito e como a equipe evolui e principalmente do que se está sendo trabalhado. Contudo, é essencial que os coordenadores da sessão tenham como identificar a origem da ideia.
Seleção prévia e Discussão
Nesse momento, os participantes escolherão as melhores ideias, e serão divididos em grupos para discutirem as ideias selecionadas e sua forma de implantação. Espera-se que nesse momento as equipes divididas possam trabalhar as ideias mais relevantes e proporem formas de coloca-las em prática.
Apresentação de Resultados
Com as melhores ideias na mão, e com a receita para sua implantação, chegamos a fase final do Brainstorm. A partir desse momento, devem ser operacionalizadas as soluções apontadas pelas equipes, e monitoradas tanto em seu desenvolvimento quanto em seus resultados alcançados de modo a poder compará-los com os resultados esperados inicialmente propostos.
Como o produto principal do Brainstorm são ideias, elas devem ser a prioridade durante toda a sessão. Cada ideia sugerida tem um alto potencial de resolver a situação proposta, por isso críticas devem ser evitadas a todo custo. Isso promoverá que as ideias surgem e se tenha uma massa quantitativa de ideias abundantes para serem trabalhadas, independentemente de sua qualidade.
O grande desafio será selecionar e combinar essas ideias para que naturalmente as melhores qualitativamente sejam encontradas. Por isso é necessário um aprofundamento adequado na situação objeto do Brainstorm para entender todos os seus aspectos, tornando cada participante responsável por encontrar o melhor caminho. Esse engajamento dos participantes dependerá muito da sua seleção e da habilidade dos coordenadores em conduzir a sessão.
Uma vez finalizado o BrainStorm, uma boa dica é configurar os resultados apontados para um ciclo de PDCA (veja aqui nosso artigo sobre o PDCA).
Abraço,
Rogério Santos
